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社内の緊急連絡体制

 いよいよ5月になり、既にゴールデンウィークでお休みされている事業所もあるかもしれませんね。休み明けは、7日からが多いでしょうか。今日からでも6日間のお休みになりますね。

 

 突然ですが、ゴールデンウイークのような長期のお休みに、事業所へ連絡しないといけない事情が発生した場合、逆に、事業所から各従業員さんへ緊急に連絡しないといけないことが起こった場合、皆さんの事業所ではどのようにされていますか?

 

 普段、業務の上では常に連絡を取り合っているので、案外見落としがちかもしれませんが、事業所内の緊急の連絡先が、あまり明確にされていないのかもしれません。

 

 では、「連絡網を作ろう」というと、ちょっと注意が必要です。

連絡網に必要な従業員の連絡先も大切な個人情報です。

そのため、個人情報語法により、個人情報の収集する際には、①利用の目的をハッキリさせておくこと、②本人が同意していること、③情報が漏れないための管理体制を整備すること、などが必要となってきます。

緊急時の連絡網が必要だからと言って、事業所が一方的に作成することは出来ませんので、目的をハッキリさせて、従業員の方に説明して、情報管理を確実にして作成することが必要ですね。(目的の明確化と、周知は、労務管理の多くの場面で大切ですね)

 

もっとも、最近では、携帯電話や、SNSなどを使って、連絡網でなくても、連絡を取り合う方法がありますので、自社が考える目的などに応じて、緊急時等に連絡が取りあえる方法を検討いただければ良いのではないかと思います。

連絡網の作成でなくても、従業員の個人の情報を集める必要がある場合は、目的をハッキリさせることなどは、当然必要になりますので、お忘れなく。

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