効率化で生まれた時間を何に使いますか～効率性の先にある「効果性」～

以前にお世話になっているIT会社役員の方が次のようなことをおっしゃっていました。

仕事をする上で、効率化、つまり効率性を高めるということは必ずと言っていいほど話題に上がります。業務のIT化やDXに取り組んでいる会社も多いのではないでしょうか。では、効率化で生まれた時間を、皆さんの会社ではどのように使っていますか。

そもそも効率性とはどのような意味か

そもそも効率性とはどのような意味なのでしょうか。

仕事には必ずインプットとアウトプットがあります。仕事は、お金や時間といった一定量の資源を投入し、人や機械の手を介して何かをアウトプットするという一連のプロセスからなります。インプットを増やせばそれに応じてアウトプットが増えます。逆にインプットを減らせばアウトプットが減ります。

効率性を高めるというのは、一般的にアウトプットは減らさずにインプットを減らすことを言います。例えば、今より短い時間で今と同じ量の製品を作れないかといった具合です。

効率化で浮いた時間を何に使うか

効率性を高めると、一般的にはコスト削減につながります。もちろんそれだけでも大きな意味があるのですが、それよりも大切なことは、効率性を高めることで浮いた資源を何に使うかということです。

もともと10時間かかっていた仕事の効率性を高めた結果、8時間でできるようになったとします。では、浮いた2時間をどう使うか、何に使うかをあらかじめ考えているでしょうか。多くの場合、何も考えずその2時間も同じ仕事をやって、アウトプットの量を増やすことをやっているのではないでしょうか。

これは、頑張り屋の経営者や担当者ほど陥りやすい罠です。せっかく効率化しても、空いた時間がすぐに次の仕事で埋まってしまえば、現場は楽になりません。ぜひ、その時間は別のことに使ってください。あらかじめ何に使うのか、その時間で何をするべきなのかを考える習慣を身につけてください。

あえて非効率なことに時間を使う

では、その時間で何をするべきでしょうか。立場や状況によってやるべきことは違いますが、その時間を非効率なことに使ってみませんか。

一般的に効率的なものは良くて、非効率なものは悪いという認識があります。はたして本当にそうでしょうか。効率性を高めてもその先には現状と同じものしかありません。新しいものは生まれません。多くの場合、新しいものは非効率の世界から生み出されます。効率性を高めて手に入れた時間を、非効率なことに使って新しいものを生み出すのです。

冒頭に紹介した言葉のアナログなことも一種の非効率なことです。例えば、社員と雑談する、顧客のもとへ足を運んで話を聞く、自分の仕事の進め方をじっくり見つめ直す。どれも数字にはすぐ表れませんが、社員との信頼関係や新しい商品・サービスのヒントは、こうした時間から生まれます。アナログという非効率なことの大切さや、そこから生まれるものの可能性は、多くの方が容易に想像できるのではないでしょうか。

効率性に関して、わかりやすい時間を例にご説明してきましたが、時間以外の資源に関しても同じことが言えます。ぜひ、効率性を高めた次のステップのことも考えてみてください。

効率性だけでなく効果性も意識する

最後にもう一つ。効率性を高めることだけではなく、効果性を高めることも意識しましょう。

効率性がインプットに着目するものなら、効果性はアウトプットに着目するものです。同じ量の資源のインプットで、いかにアウトプットの量や質を増やすか。もっというと、何をアウトプットするのかということから変えてしまうことも時には必要かもしれません。効果性を高める秘訣は、何のためにを考えることです。あなたが今やっているその仕事、そもそも何のためにやっていますか。

明日からできること

効率化は、それ自体が目的ではありません。効率化で生まれた時間や余力を使って何を実現するのかまで考えてこそ、本当の意味で会社の力になります。明日から、次の3つを試してみてください。

• 今取り組んでいる効率化で、どのくらいの時間が浮きそうかを見積もる
• 浮いた時間を何に使うかを、あらかじめ決めておく（社員との対話、顧客訪問、新しいことへの挑戦など）
• 日々の仕事について、何のためにやっているのかを自分や社員に問いかけてみる

業務のIT化やDXの進め方、効率化で生まれた時間の活かし方、そして仕事の目的を組織全体で共有する仕組みづくりに悩んでいる場合は、ぜひお気軽にご相談ください。