上司と部下のコミュニケーション

e-radioの番組「Style!」、平和堂マイデイリーライフのコーナー、今日のテーマは「職場でいい関係を作るには？」。

主に上司と部下のコミュニケーションについてお話しさせていただきました。

主な内容は次の通りです。

• そもそもコミュニケーションとは
• 上司とのコミュニケーションで部下が出来ること
  報告の方法を工夫する
• 上司の期待を知る
• 上司の強みを知る

部下とのコミュニケーションで上司が気をつけること

• 聴く姿勢
• 有効な褒め方
• 部下への関心

部下を叱るコツ 部下に仕事を指示するときのコツ
とても基本的なことですが、簡単に内容をフィードバックさせていただきます。

そもそもコミュニケーションとは

いくつかの宗教の教えに次の様なものがあります。

「無人の山中で木が倒れたとき音はするか」

答えは「音はしない」なのですが、これは、いくら木が倒れてもその音を聞く人がいなければ音はしたとは言えないということで、コミュニケーションでいうと、コミュニケーションを成立させる鍵は「受け手」にあると言うことです。

発し手がいくらしっかり説明しても、受け手が正しく知覚しなければそのコミュニケーションは成立したとは言えません。

上司とのコミュニケーションで部下が出来ること

そもそも、職場でなぜコミュニケーションが必要かというと、組織として成果をあげるためです。仲良くなるためではありません。その上で、部下が意識するべきことを3つお伝えしました。

報告の方法を工夫する

人は情報をインプットするとき聞く方がいい人と、読む方がいい人に別れます。これは、右利き左利きと似ていて、生まれ持ったもので後から変えることが難しいと言われています。ぜひ自分の上司がどちらなのかを知ってください。

例えば、上司が聞き手だった場合、仕事の報告をするときには報告書を渡すだけでは不十分です。言葉で説明しましょう。

上司の期待を知る

成果をあげるのが組織の目的です。そのために、自分が何をすべきなのか、上司は自分に何をすることを期待しているのかを考える習慣をつけましょう。自分がやりたいことをやるのではありません。また、考えるだけではなく、上司に直接聞くことも大切です。

上司の強みを知る

人にはそれぞれ強みがあり、上司にも特有の強みがあります。上司が強みを生かして成果が出せるように普段から意識しましょう。「上司は何がよく出来るか」「何を良くやったか」「強みを生かすためには何を知らなければならないか」「成果をあげるためには、部下の私から何をえなければならないか」などを考える習慣が大切です。

部下とのコミュニケーションで上司が気をつけること

まず、選定として自分と人とは全く違うとう所からコミュニケーションをスタートしましょう。自分にとっては当たり前でも、人にとっては相とは限りません。自分は当たり前のように出来ても、人は出来ないかもしれません。

 

その上で、相手を尊重すると言う意味でも、しっかりと聴く姿勢が大切です。上司はついつい一方的に話しがちですが、しっかりと部下の話を聴くこと。また、部下が話しかけてきたら仕事の手を止め、身体を向けて目を見てしっかり聴くことが大切です。当たり前のようなことですが意外と出来ていない上司が多いです。

次に、部下が良い行動を取ったらしっかりほめましょう。後からではなくなるべくすぐに、そして重要なのが、具体的な行動をほめることです。行動をほめると、部下はその行動を繰り返すでしょう。

最後に、部下のことに関心を持ちましょう。将来のビジョン、尊敬する人物、趣味などなど、人として部下に関心を持つことが大切です。

部下を叱るコツ

部下を叱るコツとして次の様なことに気をつけましょう。

• 感情的にならない（怒るのとは違う）
• 人ではなく具体的な行動を叱る
• 部下の言い分も聞く
• 理由を伝える
• すぐに叱る
• 一対一で叱る

部下に仕事を指示するときのコツ

ついついやり方や答えを伝えてしまいますが、できるだけ答えを与えずに考えさせる工夫をしましょう。それにはまず、方法ではなく目的をしっかり伝えます。目的がはっきりすればそこへたどり着く方法は様々です。もしかしたら自分が思いも寄らない方法を部下が思いつくかもしれません。道順、つまり方法だけを伝えるとその可能性を摘んでしまうことになります。

そして、部下が出した考えはどんなものであっても尊重しましょう。

さらに、最終的に部下自身に決定させることが大切です。