算定基礎届と年度更新で使うAI～毎年つまずかないための仕組みをつくる～

「6か月定期代を一括支給しているが、算定基礎届では月割りにするんだったか」「支払基礎日数が17日に足りない月があるが、どう処理するんだったか」——7月が近づくたびに、昨年確認したはずのことを確認し直す。

労働保険の年度更新では「賃金は支払日ベースで集計するんだったか、締日ベースか」「労災保険と雇用保険で賃金総額は別々に集計するんだったか」と、毎年同じ箇所で迷う。

担当者が変わっていなくても、年1回しか行わない手続きは記憶が薄れます。判断に迷うたびに調べ直し、確認し直す。この繰り返しを減らすことが、毎年つまずかないための仕組みづくりの出発点です。

2つの手続きを整理する

労働保険の年度更新

前年度（4月1日〜3月31日）に支払った賃金総額をもとに確定保険料を計算し、新年度の概算保険料とあわせて申告・納付する手続きです。令和8年度の提出期限は2026年7月10日（金）です。

実務で迷いやすい注意点は複数ありますが、ここでは特に引っかかりやすい2つを取り上げます。

1つ目は集計の基準日です。賃金総額はどの年度に属するかを「賃金締切日」で判断します。たとえば3月末締め4月25日払いの給与は、締切日が3月なので前年度（令和7年度）の集計対象です。支払日が4月であっても、新年度（令和8年度）には含めません。ただし、会社が当初から支払日ベースで継続している場合は、その方法を一貫して使い続けることも認められます。なお、社会保険の算定基礎届は支払日ベースで考えるため、両者を混同しないよう注意が必要です。

2つ目は労災保険と雇用保険で賃金総額を別々に集計する必要があることです。労災保険は全労働者が対象ですが、雇用保険は週20時間以上の被保険者のみが対象です。パートやアルバイトで雇用保険に加入していない労働者がいる場合、労災と雇用の賃金総額は異なります。同じ数字で申告するミスが現場では多く見られます。なお、雇用保険の適用要件は2028年（令和10年）10月1日から週10時間以上に拡大される予定です。この改正後は対象者が増えるため、賃金集計の仕分けの見直しが必要になります。

また、雇用保険の資格取得・喪失が多かった年は、集計対象の労働者の期間が人によって異なるため、集計の整合性を丁寧に確認する必要があります。

社会保険算定基礎届

4月・5月・6月に支払った報酬をもとに標準報酬月額を改定する手続きです。9月（10月納付分）から翌年8月まで、1年間の社会保険料がここで決まります。令和8年度の提出期限は2026年7月10日（金）です。

迷いやすいポイントは数多くありますが、ここでは特に現場でミスが起きやすい3つを取り上げます。

1つ目は支払基礎日数の判断です。月給制の場合は17日以上の月が算定対象になります。欠勤等で17日を下回った月は除外します。短時間労働者（特定適用事業所のパート等）は11日以上が基準です。さらに、入社月に日割り計算で支給した場合は、支払基礎日数が17日以上あっても除外すべきケースがあります。

2つ目は通勤手当の取り扱いです。通勤手当は全額を報酬に含めます。所得税の非課税枠と混同して一部しか入れないミスが起きやすい項目です。6か月定期代を一括支給している場合は、月割りに按分して各月の報酬に算入します。たとえば6か月分12万円なら、1か月2万円として4・5・6月それぞれに加算します。この按分を忘れると、報酬月額が実態より低く算定されてしまいます。

3つ目は月額変更届との関係です。4〜6月の間に固定的賃金が変わった社員は、月額変更届（随時改定）が優先されるため、算定基礎届の対象から外れます。その場合、備考欄に「月額変更予定」と記載する必要があります。この記載を忘れると年金事務所から照会が来ることがあります。

AIの使いどころ

手続き全体の作業フローをチェックリスト化する

「何を、いつ、どの順番で確認するか」のチェックリストをAIで作ることが、最初の一手として有効です。

会社の規模、給与の締日・支払日、雇用形態の種類（正社員のみか、パートも含むか）といった条件を整理してAIに渡せば、年度更新と算定基礎届それぞれの準備チェックリストの下書きが得られます。AIが出すのはあくまでも下書きです。自社の給与規程や雇用形態の実態を知らないAIの出力には、自社に当てはまらない項目が含まれていたり、自社特有の確認事項が抜けていたりします。出てきたものをそのまま使うのではなく、担当者が内容を確認・修正したうえで自社版として完成させることが前提です。そうして作ったチェックリストを毎年使い回すことで、担当者が変わっても同じ精度で作業できる状態になります。

毎年迷うルール・判断基準をAIで整理する

「このケースはどのルールが適用されるか」という判断基準も、AIに整理させて手元に残しておくことができます。

たとえば「支払基礎日数の判断」であれば、「月給制・短時間労働者・入社月のそれぞれについて、算定対象になる条件とならない条件をケース別に整理してほしい」という依頼が使えます。AIは判断の分岐をフロー形式で整理してくれます。自社の雇用形態に当てはめて修正し、翌年以降も使い回せる判断メモとして活用します。

同様に「年度更新の賃金集計は支払日ベースか締日ベースか」「労災と雇用の賃金集計の分け方」「雇用保険の資格得喪が多い年に集計の整合性を確認する手順」「6か月定期の按分計算の手順」「月額変更届との優先順位の判断基準」なども、AIに整理させて手元に残しておく使い方が有効です。これらは毎年同じ問いに答えなければならない項目であり、一度まとめておけば繰り返しの調べ直しがなくなります。

集計データの検算と異常検知などにAIを使う

ここまでの3つは「文書・チェックリストを作る」使い方でした。もう一歩踏み込んだ使い方として、集計データをAIに読み込ませて検算・確認する方法があります。ただし、給与情報をAIに入力してよいかどうかは判断が分かれます。社内のセキュリティルールを確認したうえで、ルールが許容する範囲で使ってください。個人名は削除するか、ダミーの名前に変換してから入力することが前提です。

労働保険の年度更新では、次の2つの使い方が有効です。

1つは賃金集計の検算です。給与データから労災・雇用それぞれの賃金総額をAIに集計させ、自分で集計した数値と突き合わせます。労災は全労働者が対象、雇用保険は被保険者のみが対象という仕分けのロジックをAIに整理させながら確認することで、対象範囲の見落としを二重チェックできます。

もう1つは前年比の異常検知です。前年の賃金総額や集計人数と比べて大きく動いている場合、入力ミスや集計漏れの兆候である可能性があります。「前年との差が大きい項目を教えてほしい、考えられる理由の仮説も出してほしい」と依頼することで、担当者が見落としやすい変化を拾えます。

社会保険の算定基礎届では、次の3つの使い方が有効です。

1つは4・5・6月報酬の集計と現物給与の区分整理です。3か月分の報酬月額をデータから算出させる際に、食事・住宅など現物給与の有無もあわせて整理させます。現物給与を見落として報酬に算入しないミスを防げます。

2つ目は保険者算定に該当しそうなケースの洗い出しです。3か月平均から標準報酬月額の等級を当てはめたうえで、一時的な変動や支払基礎日数が少ない月など、通常の算定方法では実態と乖離が生じる可能性のある社員を抽出させます。保険者算定の対象を見落とすと、実態とずれた保険料が設定されてしまいます。

3つ目は等級の当てはめミスと転記誤りの検出です。前年の標準報酬月額と今年の算定結果を比べ、大きく乖離している社員を抽出させます。昇給・降給の事実と照らし合わせて説明がつかない乖離がある場合、集計ミスや転記誤りの可能性があります。

問い合わせ前の状況整理にAIを使う

判断に迷うケースが発生したとき、年金事務所や労働基準監督署に問い合わせる前にAIで状況を整理すると、問い合わせの質が上がります。

「こういう状況だが、算定基礎届の対象になるのかどうかを確認したい。電話で聞く前に、どういう情報を整理しておくべきか、何を聞けばいいかを教えてほしい」という使い方です。AIは「確認すべき情報」と「聞くべきポイント」を整理してくれます。担当者が「何がわからないのか」を自分で言語化するのが難しいとき、AIがその整理を手伝ってくれます。

AIへの聞き方の考え方と手順

この2つの手続きでAIを使う際に守るべき原則があります。

基本的な使い方（判断基準の整理・チェックリスト作成）では、個人の賃金データをAIに渡す必要はありません。集計データの検算・確認にAIを使う場合は、個人名を削除またはダミーに変換したうえで、社内のセキュリティルールが許容する範囲で行います。いずれの場合も、計算の最終確認は担当者が行います。

保険料率や算定基準の数値はAIに確認しないことも重要です。AIが学習した時点の情報と最新の情報が異なる可能性があります。保険料率は厚生労働省・日本年金機構の公式資料で確認します。

判断基準の整理やチェックリスト作成では、AIに渡すのは「自社の条件（給与の締日・支払日、雇用形態の種類、規模など）」と「何を整理してほしいか」の2点で十分です。

失敗例と注意点

AIが出した判断や集計結果は、あくまでも確認の出発点です。それをそのまま採用してしまうのが、この領域でよくある失敗です。

たとえば「月額変更届の対象か算定基礎届の対象か」という判断をAIに聞いて、その回答をそのまま採用してしまうケースがあります。AIは一般ルールに基づいて答えますが、自社の社員の賃金変動の詳細を把握していないため、個別の判断の正誤は保証できません。同様に、データ検算で「AIが出した集計数値が自分の集計と一致した」からといって、それをそのまま申告書に使うのも危険です。AIが計算に使ったロジックや対象範囲が正しいかどうかを確認したうえで、担当者が最終判断します。

専門家に相談すると早いポイント

AIが一般ルールを整理してくれても、「これは自社のケースに当てはまるのか」という判断には答えられません。育休復帰直後や途中入社、複数の雇用形態が混在するケースなど、通常とは異なる状況が重なるほど、AIの出力と実際の正しい処理がずれるリスクが高まります。

「AIで調べたがよくわからなかった」という状態のまま申告するより、そのような状況で早めに社会保険労務士に確認する方が、手戻りのリスクを減らせます。AIで状況を整理したうえで相談すると、専門家との話も早く進みます。

年度更新と算定基礎届はどちらも年1回の手続きです。迷いやすいポイントをAIでチェックリストや判断基準として整理しておき、判断が難しいケースは専門家に確認する——この組み合わせが、毎年つまずかないための仕組みになります。

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