内野 学
「最近元気がないと思ったら、今朝、診断書を持ってきました」——メンタル不調による休職の申し出は、たいてい前触れなく人事担当者のもとに届きます。
休職・復職の対応は、案内文を一枚渡せば終わる仕事ではありません。休職期間中は「連絡していいのか、そっとしておくべきか」に迷い、本人から「そろそろ試し出勤をしたい」と言われれば戸惑い、復職の時期が近づけば「大丈夫です、戻れます」という言葉をそのまま信じてよいのか判断がつきません。復職後も、思ったより業務をこなせていない様子を見て、どこまで様子を見るべきか迷い続けます。
つまりこの領域は、最初に案内文やチェックリストを整えれば完了する仕事ではなく、数か月にわたって局面ごとに判断が積み重なるプロセスです。局面はケースごとに違い、同じ社員の休職・復職であっても、時期や職場の状況が変われば求められる対応も変わります。ここにこそ、AIを「一度作って終わり」ではなく「そのつど使う」道具として活かせる余地があります。もちろん、復職の可否そのものや主治医とのやり取りの中身は、最後まで人にしか担えません。この線引きを保ったうえで、都度の思考を助ける使い方を見ていきます。
休職から復職までの流れを押さえる
私傷病休職は労働基準法に定められた制度ではなく、各社の就業規則に基づく制度です。休職期間の長さも、休職に入る条件も、会社ごとに違います。まずは自社の就業規則を確認することが出発点です。
そのうえで、厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、対応の型として広く使われています。流れは大きく5つの段階に分かれます。病気休業開始と休業中のケアに始まり、主治医による職場復帰可能の判断、職場復帰の可否の判断と職場復帰支援プランの作成、最終的な職場復帰の決定、職場復帰後のフォローアップと続きます。
ここで押さえておきたいのが、2つ目の段階で起きやすいズレです。主治医の診断書は、日常生活が送れる程度の回復を基準に書かれていることが多く、必ずしも職場で求められる業務遂行能力まで回復しているとは限りません。この「日常生活の回復」と「職場で求められる能力」のギャップこそが、復職の判断を難しくしている正体です。
なお、傷病手当金は同一の傷病について支給開始日から通算1年6か月が支給期間です。休職期間の設計や期間満了時の対応を考えるうえで、必ず押さえておくべき数字です。また、ハラスメントや長時間労働が背景にある可能性がある場合は、精神障害の労災認定の対象になり得ることも念頭に置く必要があります。2023年9月の認定基準改正では、カスタマーハラスメントが評価表に加わるなど、対象となる出来事の範囲が広がっています。
AIの使いどころ
復職先の職務の要求水準を言語化する
先ほどの「日常生活の回復」と「職場で求められる能力」のギャップを埋める第一歩が、職務の要求水準を具体的な言葉にすることです。集中を維持すべき時間、対人対応の頻度と強度、判断のスピード、身体的な負荷、ミスが許されない度合いなど、抽象的な業務内容を、比較できる形の言葉に落とし込む作業にAIは向いています。
この作業は一度やれば終わりではありません。同じ社員が同じ部署に復帰する場合でも、繁忙期か閑散期か、チーム体制が変わっていないか、担当業務が増減していないかによって、求められる水準はそのつど変わります。ここで言語化した内容は、主治医への情報提供の材料にも、産業医との相談材料にも、職場復帰支援プランの精度を上げる材料にもなります。
局面ごとに「次の一手」の選択肢を洗い出す
休職中も復職後も、都度の判断が必要な場面が次々に発生します。「本人から期間延長の相談があった」「試し出勤をしたいと言われた」「連絡への返信が途絶えがちになった」「復職後、思ったより業務をこなせていない」——こうした出来事が起きるたびに、匿名化した状況をAIに渡し、対応の選択肢とそれぞれのメリット・デメリット・リスクを整理してもらう使い方です。休職から復職までは数か月から半年以上続くプロセスなので、この壁打ちは一度きりで終わりません。局面が変わるたびに、担当者が一人で抱え込まずに考えを整理する相手として使えます。
本人・関係者との対話を、AIとの言葉選びのロールプレイで練習する
休職の切り出し方、復職面談での声かけ、上司・同僚への説明——これらは相手も状況もそのつど違います。「こう伝えたいが、想定される反応と、それぞれへの返し方を一緒に考えてほしい」とAIに相手役をしてもらい、伝え方を練習する使い方です。台本をそのまま読み上げるのではなく、事前に何パターンか言葉を試しておくことで、本番での言葉選びに余裕が生まれます。これも、対話が発生するたびに使える練習法です。
案内文などの型づくりは、最初の一手として一度整えれば十分
傷病手当金の説明や休職期間の案内といった文書は、性質が異なります。これらは自社の制度に沿った型を一度作ってしまえば、次のケース以降は使い回せます。ここはAIの継続的な価値としては大きくありませんが、まだ何もない会社であれば、最初のたたき台作りにAIを使う価値はあります。
AIへの聞き方の考え方と手順
職務の要求水準を言語化する際にAIに渡すのは、個人の症状ではなく「職種・業務内容・勤務条件」といった職務特性です。誰の話かがわからない状態でも、AIは十分に役立つ言語化ができます。
局面ごとの選択肢出しでは、渡すのは匿名化した状況の要約です。「休職中の社員から、こういう申し出があった」という出来事と経過の概要だけで十分であり、氏名や症状名、通院状況といった個人が特定される健康情報は含めません。病歴や診断内容などの健康情報は、個人情報保護法上の要配慮個人情報にあたり、本人の同意なく外部のAIサービスに入力することは原則としてできません。
ロールプレイで渡すのも、実在する会話の記録ではなく、一般化した状況設定です。「本人役」を演じるAIに実際の発言をそのまま覚えさせるのではなく、役割と伝えたい要点、配慮したい点を伝えて、練習相手として機能させます。
いずれの使い方でも、AIが出すのは選択肢や言葉の候補であり、実行するかどうか、どの言葉を選ぶかは人が決めます。
失敗例と注意点
最も避けたい失敗は、AIに復職の可否そのものを判断させようとすることです。AIは本人の病状も、職場の実際の業務負荷も知りません。一般論としての回答は返せても、個別の判断の代わりにはなりません。
次に多いのが、局面ごとの選択肢出しで、AIが出した案をそのまま実行してしまう失敗です。AIは自社の休職規程や、これまでの本人とのやり取りの積み重ねを知りません。選択肢の中からどれを選ぶかは、担当者が自社の事情に照らして判断する必要があります。
ロールプレイについては、想定問答を台本のように覚えてしまい、本人の実際の反応に対応できなくなる失敗もあります。ロールプレイはあくまで練習であり、本番では相手の反応に合わせて柔軟に対応することを忘れないでください。
また、要求水準の言語化や状況整理の際に、特定の個人を想起させる記述をうっかり入力してしまうケースにも注意が必要です。入力前に「これは個人が特定される情報になっていないか」を一呼吸置いて確認する習慣が必要です。
専門家に相談すると早いポイント
次のような状況は、AIでの整理だけでは限界があり、専門家が関わることで対応が早く進みます。
- 主治医の診断書と、実際に求められる業務遂行能力にギャップがあり、復職の可否判断に迷っている
- 休職期間の満了が近づいているが、本人の意向がはっきりせず、対応方針を決めかねている
- ハラスメントや長時間労働など、業務に起因する可能性がある不調で、労災の観点からの対応も必要になりそうな場合
- 休職・復職を繰り返す社員がいて、現在の休職規程や対応フローのままでよいか見直したい
休職と復職の対応は、一つひとつの判断が本人のその後の人生にも会社の運営にも大きく影響します。局面ごとの選択肢出しと対話の練習にAIを都度使い、人にしかできない最終判断の部分には、その分の時間と注意力を残す——この配分こそが、この領域でAIを使う本当の狙いです。
【特典】すぐに使えるプロンプト例
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