内野 学
「人が足りないから、もう一人採用したい」「今のメンバーでこなすには、とにかく効率化するしかない」——中小企業の経営者や人事担当者から、こうした声を聞かない日はありません。求人を出しても応募が来ない、採用できても定着しない。そんな状況の中で、多くの会社が「増やす」か「速くする」かの二択で人手不足に立ち向かおうとしています。
しかし、実際に現場を見てみると、違う景色が見えてきます。社員は朝から晩まで走り回っているのに、なぜか成果は思うように上がらない。新しい仕組みを導入しても、既存の業務がそのまま残っているため、かえって負担が増えてしまう。増員しても、半年後にはまた同じように「人が足りない」という声が上がる。「増やす」も「効率化する」も、実は問題の半分にしか手をつけていないのかもしれません。
「増やす」「効率化する」では解決しない理由
なぜ増員や効率化だけでは、人手不足は解決しないのでしょうか。それは、多くの会社が「今の仕事量を前提に、それをどうこなすか」という発想からしか考えていないからです。仕事の総量は変えないまま、担い手を増やすか、一人あたりのスピードを上げるか。この二つの選択肢しか視野に入っていないのです。
しかし、本来焦点を合わせるべきは、仕事を増やすことでも速くすることでもありません。今すでに行っている仕事のうち、やめてよい仕事はどれかを見極めることです。新しい仕事を効率的にこなす方向ではなく、今の仕事を体系的にやめる方向に目を向ける。この発想の転換がなければ、いくら人を増やしても、いくら効率化を重ねても、現場の忙しさは変わりません。限られた資源の使い道を根本から見直さないまま、投入量だけを増やそうとしているからです。
資源は昨日の仕事に縛られている
この問題に、明確な答えを示したのがP.F.ドラッカーです。ドラッカー教授は、成果をあげるための第一の原則として、次のように述べています。
集中のための第一の原則は、生産的でなくなった過去のものを捨てることである。そのためには自らの仕事と部下の仕事を定期的に見直し、「まだ行っていなかったとして、いまこれに手をつけるか」を問うことである。
P.F.ドラッカー『経営者の条件』
この問いは、とてもシンプルです。今行っている業務、続けている会議、提供しているサービスについて、「もし今日から始めるとしたら、あらためて始めるだろうか」と自分に問いかける。答えが無条件のイエスでなければ、それはやめるか、大幅に縮小すべき対象だということです。
なぜここまで「やめること」にこだわる必要があるのでしょうか。ドラッカー教授はその理由をこう説明しています。
もはや生産的でなくなった過去のもののために資源を投じてはならない。第一級の資源、特に人の強みという稀少な資源を昨日の活動から引き揚げ、明日の機会に充てなければならない。
P.F.ドラッカー『経営者の条件』
人も時間も資金も、無限には増えません。今日の会社で使える資源は、すでに決まっています。その資源の多くが、昨日始めた仕事、かつて成果を上げていた仕事、慣習として続けている仕事に縛りつけられたままなら、明日の機会のために使える資源はほとんど残っていません。人手不足だと感じている会社の多くは、実際には人が足りないのではなく、資源のほとんどが過去の仕事に固定されて動かせなくなっている状態にあるのです。
ここで難しいのは、明らかな失敗をやめることではありません。うまくいかなかった取り組みは、放っておいても自然に消えていきます。本当に厄介なのは、かつては大きな成果を上げていたのに、今では惰性で続けているだけの仕事です。それは組織図や会議体の中にしっかりと組み込まれ、担当者の自尊心を支え、誰も「もうやめよう」と言い出せないまま生き続けます。
この難しさを象徴する逸話があります。GEのジャック・ウェルチが最高経営責任者に就任した際、ドラッカー教授に相談を持ちかけました。ドラッカー教授はウェルチにこう尋ねたといいます。「あなたの会社は小さな電化製品から発電設備まで、実に多様な事業を抱えている。だが、もし今からすべてを一から始められるとしたら、現在の事業をすべて行うだろうか」。ウェルチの答えは「NO」でした。やりたくて続けているのではなく、これまでの経緯があって続けているだけだったのです。この問いから、世界で一位か二位になれる見込みのない事業はやめるという、有名な戦略が生まれました。
大企業の話に聞こえるかもしれませんが、問いの構造は中小企業でも全く同じです。「今からやるかどうか」という基準で、今の仕事を見直したことがあるか。この一点に尽きます。
明日からできる、廃棄のための3つの問い
大がかりな改革をする必要はありません。まず、次の3つから始めてください。
一つ目は、半年に一度、業務・商品・会議体を棚卸しする機会を意図的に設けることです。日常業務に追われていると、見直しの機会は自然には訪れません。カレンダーにあらかじめ予定を入れておくことで、初めて棚卸しは実行されます。
二つ目は、棚卸しの際に、すべての業務に対して「もし今日始めていなかったら、今から始めるか」を問うことです。答えが無条件のイエスにならないものは、やめるか大幅に縮小する候補として扱ってください。感覚ではなくこの問いを判断基準に据えることで、誰が棚卸しをしても一貫した結論にたどり着けます。
三つ目は、やめたことによって生まれた時間や人員を、次にどこへ振り向けるかをあらかじめ決めておくことです。廃棄は、単に仕事を減らして終わりではありません。浮いた資源を明日の機会に充てて初めて、廃棄は意味を持ちます。
ドラッカー教授は、コンサルティング先の経営者によくこう尋ねていたといいます。「ここ半年で、あえてやめたことはありますか」。もしすぐに答えが浮かばないとしたら、それは会社の資源の多くが、まだ昨日の仕事に縛られている証拠かもしれません。人を増やす前に、まず問うてみてください。今の仕事の中に、明日のために手放すべきものはないでしょうか。自社の業務や制度のどこから見直せばよいかわからないという場合は、ぜひ一度ご相談ください。外部の視点から、棚卸しのお手伝いをいたします。